Nécessaire structuration de la fonction achat selon la CRC 

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Quelques recommandations portant sur la commande publique issues du rapport d'observations définitives de la chambre régionale des comptes Normandie sur les comptes et la gestion d'une agence :

1. Procédures internes

  • L'agence dispose d'un mode opératoire actualisé, mais il est recommandé d'enrichir cet outil de pilotage pour inclure des informations sur les dates des procédures, l'échéance des marchés, les dates prévisibles de préparation en cas de relance, et des données sur l'exécution budgétaire.
  • Le tableau récapitulatif des marchés conclus ne contient pas suffisamment d'informations, ce qui pourrait exposer l'agence à certains risques tels que des attributions systématiques aux mêmes fournisseurs, des évolutions significatives des prix, des non-respects des délais, des procédures, et des seuils financiers.

2. Respect des règles de passation des marchés

  • Un marché important, conclu en partenariat avec une communauté urbaine, a été attribué à la même entreprise pour trois années consécutives. Des irrégularités ont été constatées dans les procédures appliquées.

Pour le marché de 2019 :

  • Des pièces justificatives n'ont pas été produites pour expliquer l'élimination d'une offre et l'audition sélective des entreprises.
  • Des écarts de notation incompréhensibles ont été observés dans l'analyse du critère tarif (attribution de la meilleure note du critère prix à l’entreprise ayant présenté l’offre la plus élevée).
  • Le marché a été attribué à une variante alors que le cahier des charges mentionnait l'interdiction de telles variantes.

Pour le marché de 2020 :

  • Des documents ne mentionnent pas les motifs de non-audition d'une entreprise présélectionnée.
  • Des différences inexplicables entre les notes attribuées aux offres ont été constatées malgré l'application de la méthode du calcul proportionnel.
  • Le marché a été attribué sur la base d'un devis signé par une personne sans délégation de signature valable.

Pour le marché de 2021 :

  • Des différences inexplicables entre les notes attribuées ont été observées malgré l'application de la méthode du calcul proportionnel.
  • Le marché a été attribué sur la base d'un acte d'engagement signé par une personne sans délégation de signature valable.

Recommandations

La chambre recommande à l'association de mieux structurer son organisation d'achats et d'appliquer de manière plus rigoureuse les règles de passation des marchés publics pour éviter des risques de contentieux. L'association indique son intention de mettre en œuvre ces recommandations.

  1. "Définir une stratégie d’intervention permettant un meilleur pilotage et l’évaluation des
    actions ;
  2. doter les documents stratégiques (plans pluriannuels, rapports annuels) d’indicateurs
    chiffrés par domaine d’intervention et par action ;
  3. sécuriser l’application des règles de la passation de la commande publique (délégations
    de signature, rédaction des documents d’analyse des offres)" : page 2 du ROD.
Consulter le ROD (p.17)

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