Nécessaire structuration de la fonction achat selon la CRC
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Quelques recommandations portant sur la commande publique issues du rapport d'observations définitives de la chambre régionale des comptes Normandie sur les comptes et la gestion d'une agence :
1. Procédures internes
L'agence dispose d'un mode opératoire actualisé, mais il est recommandé d'enrichir cet outil de pilotage pour inclure des informations sur les dates des procédures, l'échéance des marchés, les dates prévisibles de préparation en cas de relance, et des données sur l'exécution budgétaire.
Le tableau récapitulatif des marchés conclus ne contient pas suffisamment d'informations, ce qui pourrait exposer l'agence à certains risques tels que des attributions systématiques aux mêmes fournisseurs, des évolutions significatives des prix, des non-respects des délais, des procédures, et des seuils financiers.
2. Respect des règles de passation des marchés
Un marché important, conclu en partenariat avec une communauté urbaine, a été attribué à la même entreprise pour trois années consécutives. Des irrégularités ont été constatées dans les procédures appliquées.
Pour le marché de 2019 :
Des pièces justificatives n'ont pas été produites pour expliquer l'élimination d'une offre et l'audition sélective des entreprises.
Des écarts de notation incompréhensibles ont été observés dans l'analyse du critère tarif (attribution de la meilleure note du critère prix à l’entreprise ayant présenté l’offre la plus élevée).
Le marché a été attribué à une variante alors que le cahier des charges mentionnait l'interdiction de telles variantes.
Pour le marché de 2020 :
Des documents ne mentionnent pas les motifs de non-audition d'une entreprise présélectionnée.
Des différences inexplicables entre les notes attribuées aux offres ont été constatées malgré l'application de la méthode du calcul proportionnel.
Le marché a été attribué sur la base d'un devis signé par une personne sans délégation de signature valable.
Pour le marché de 2021 :
Des différences inexplicables entre les notes attribuées ont été observées malgré l'application de la méthode du calcul proportionnel.
Le marché a été attribué sur la base d'un acte d'engagement signé par une personne sans délégation de signature valable.
Recommandations
La chambre recommande à l'association de mieux structurer son organisation d'achats et d'appliquer de manière plus rigoureuse les règles de passation des marchés publics pour éviter des risques de contentieux. L'association indique son intention de mettre en œuvre ces recommandations.
"Définir une stratégie d’intervention permettant un meilleur pilotage et l’évaluation des actions ;
doter les documents stratégiques (plans pluriannuels, rapports annuels) d’indicateurs chiffrés par domaine d’intervention et par action ;
sécuriser l’application des règles de la passation de la commande publique (délégations de signature, rédaction des documents d’analyse des offres)" : page 2 du ROD.
Le candidat évincé est fondé à obtenir du juge des référés l’interruption de la procédure de passation d’un marché aux motifs que l’acheteur a imposé aux candidats la détention du certificat Qualibat 1552, pourtant non requis pour satisfaire son besoin, et le fait que l’acheteur a jugé ses références insuffisantes alors que deux d’entres elles sont similaires à l’objet du marché.
À l’occasion du contrôle des comptes et de la gestion d’un acheteur, la CRC Île-de-France a identifié quelques recommandations indispensables en matière d’achats : CRC Île-de-France, ROD2 2023-0014, p. 55
Le maître d’ouvrage ne peut engager la responsabilité du maître d’œuvre pour manquement à son devoir de conseil dès lors que celui-ci a eu connaissance de l’absence de certification CE nécessaire à la mise en œuvre de l’ascenseur, objet du marché, après la réception. TA Marseille, 04/07/2023, n° 2008055
En application du CCAG travaux, le maître d’œuvre – MOE – notifie par ordre de service au titulaire l’état d’acompte mensuel et propose au représentant du pouvoir adjudicateur de régler les sommes qu’il admet. Cette notification intervient dans les sept jours à compter de la date de réception de la demande de paiement mensuelle du titulaire. Le fait pour le MOE de ne pas…
La non reprise de l’exécution du marché dans le délai imparti après la mise en demeure, et de l’insuffisance du planning d’exécution proposé par le titulaire (requérant), qui caractérise son manquement à l’exécution de ses obligations contractuelles dans les délais requis, constituait à lui seul une faute d’une gravité suffisante de nature à fonder la décision de résiliation du contrat liant l’acheteur au titulaire…
Un courrier qui se limite à réitérer la demande de paiement, sans comporter l’exposé détaillé et précis des chefs de contestations, notamment les bases de calcul des sommes réclamées, ne peut être regardé comme constituant un mémoire en réclamation (au sens des stipulations de l’article 37 du cahier des clauses administratives générales des marchés publics de fournitures courantes et de services) préalablement à la…
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